複数の担当者で、しかも複数のサイトを運用するようになると、「この人は編集だけ」「この人は承認・公開まで」「外部の協力会社は閲覧だけ」といった操作範囲の切り分けが必要になります。公開前チェック（承認フロー）と並んで、運用の安心は「誰が・どこで・何をできるか」を仕組みで決められるかどうかで大きく変わります。公開前に承認をはさむ仕組みそのものについては 誤掲載を仕組みで防ぐ ― 承認ワークフローと差分確認 をご覧ください。この記事では「そもそも誰が何をできるか」を決める権限と、操作の記録について説明します。

役割ごとに、操作できる範囲を細かく決める

ユーザーごとに、操作できる範囲を段階的に設定できます。「閲覧だけ」「編集はできるが公開はできない」「承認・公開まで行える」といった分け方が、コンテンツの種類（記事・お知らせ・共通データなど）ごとにできます。書く人・確認する人・公開を最終判断する人の責任分担を、画面上の権限としてそのまま表現できます。

サイトごとに、別々の権限を割り当てられる

権限はサイト単位で設定できます。たとえば「あるサイトでは編集できるが、別のサイトは閲覧のみ」といった割り当てが可能です。複数サイトを 1 つの管理画面でまとめて運用しても、担当範囲が混ざることはありません。サイトが増えても、誰がどこまで触れるかを一元的に管理できます。複数サイトを 1 つの管理画面で運用する仕組み自体は 複数サイトを1つの管理画面で・小さなサーバー1台で配信 で説明しています。

誰が・いつ・どこから操作したかが残る

運用を任せるうえで欠かせないのが記録です。ログイン履歴（いつ・誰が・どこからログインしたか）、操作ログ（編集・承認・公開などの操作）、そしてセッションの有効期限まで、管理者が確認・設定できます。「なぜこの内容で公開されたのか」を後からたどれるので、社内のチェック体制や監査にもそのまま使えます。

運用に関わる人が増えるほど、また扱うサイトが増えるほど、この「権限を細かく分けて、操作を記録できる」ことの効きが大きくなります。nano-cms が公開後の運用で何をするのかは 似ているようで、公開後がまるで違う ― nano-cmsの選びどころ にまとめています。